Die Behörden haben kürzlich eine aktualisierte Liste der mittelgroßen Steuerzahler auf der ANAF-Website veröffentlicht, die ab dem 1. Januar 2023 gültig ist. Die Liste umfasst mehr als 15.000 Unternehmen und ist neben den verwaltungstechnischen Auswirkungen vor allem im Hinblick auf die SAF-T-Meldepflichten von Bedeutung (SAF-T-Erklärung D406 gemäß OPANAF Nr. 1783 vom 04.11.2021 über die Art der Informationen, die der Steuerzahler/Zahler in der Standard-Auditdatei Steuer (Standard Audit File – Tax) anzugeben hat, Mustererklärung, Einreichverfahren bzw. -bedingungen sowie Einreichfristen und den/die Termin/e, zu dem/denen die Kategorien von Steuerzahlern/Zahlern die Standard-Auditdatei Steuer einreichen müssen).
Genauer gesagt müssen ab dem 1. Jänner 2023 alle in der Liste* angeführten Steuerzahler eine informative D406-Erklärung (SAF-T-Erklärung) ausfüllen und einreichen, und zwar entweder monatlich oder vierteljährlich, je nach dem geltenden Steuerzeitraum für die Mehrwertsteuer. Diese periodischen Übersichten werden auch durch die Jahreserklärung betreffend die Vermögenswerte sowie die Erklärung betreffend Lagerbestände ergänzt, die nur auf Anfrage der Behörden übermittelt werden.
* Hier wäre auch noch zu erwähnen, dass in OPANAF Nr. 2518 vom 15.12.2022 mehrere Klarstellungen betreffend die Fristen, ab wann die SAF-T-Meldepflichten für bestimmte Kategorien von Steuerzahlern gelten, einschließlich jener Unternehmen, die ab 1. Jänner 2023 als mittelgroße Steuerzahler gelten, enthalten sind. So sind etwa zum 31. Dezember 2021 als mittelgroße Steuerzahler eingestufte Unternehmen, die am 1. Jänner 2023 nicht mehr in diese Kategorie fallen, verpflichtet, die informative D406-Erklärung ab dem 1. Jänner 2025 einzureichen, können sich jedoch auch dafür entscheiden, sie ab dem 1. Jänner 2023 einzureichen (wobei sie diese Option allerdings später nicht mehr abwählen können). Außerdem sind kleine Steuerzahler, die ab 1. Jänner 2023 in die Kategorie mittelgroßer Steuerzahler fallen, verpflichtet, ab 1. Jänner 2023 eine D406-Erklärung einzureichen.
Für einige Steuerzahler kommt die Nachricht sehr spät, wenn man bedenkt, dass ihre IT-Systeme bereits in ca. 2 Wochen an die Meldevorschriften angepasst sein sollten – selbst wenn für die Einreichung der D406-Erklärung für mittelgroße Steuerzahler eine Nachfrist von 6 Monaten gilt, wird die Arbeitsbelastung der Finanz- und Buchhaltungsabteilung erheblich zunehmen, da die Einträge nicht von Anfang an gemäß der von den Behörden bereitgestellten Vorlage erfolgen. Die Schwierigkeiten liegen in der Vielzahl der Informationen, welche die D406-Erklärung zu jeder Transaktion, zu Geschäftspartnern, Lagerbeständen, Vermögenswerten usw. enthalten muss, und vor allem in der Anpassung der Software, damit die erstellte D406-Erklärung vollständig und korrekt ist und den Behörden fehlerfrei vorgelegt werden kann.
Die Tatsache, dass diese Erklärung bereits seit 2022 von großen Steuerzahlern eingereicht wird, hat diesen und den am Umsetzungsprozess beteiligten Beratern geholfen, diesbezügliche Erfahrungen zu sammeln, aber wir können nicht sagen, dass es bereits ausreichend praktische Erfahrungen gibt.
Einige Probleme sind immer noch nicht gelöst, wie z.B.:
- von den Steuerzahlern häufig verwendete Software, die noch nicht oder nur teilweise an die neuen Meldevorschriften angepasst wurde. In diesem Fall wird entweder der Softwareprovider eine Lösung finden müssen oder der Steuerzahler hat sich eine sinnvolle Alternative zu überlegen;
- die Verwendung mehrerer Buchhaltungs- und Managementsoftwarelösungen durch ein und denselben Steuerzahler für unterschiedliche Zwecke, die aber nur gemeinsam alle für das Ausfüllen einer D406-Erklärung erforderlichen Informationen liefern (z.B. eine Software für die Führung von Mengen-/Lagerbestands-/Produktionsaufzeichnungen und eine andere für die Erfassung von Transaktionen und die Erstellung von Steuererklärungen). Eine solche Situation erfordert den Erwerb oder die Entwicklung einer Softwarelösung, in die alle von den vorhandenen Programmen erstellten Berichte ordnungsgemäß integriert werden können;
- die Notwendigkeit, erhebliche Ressourcen für die Durchführung des Umsetzungsprozesses bereitzustellen. Das Verfahren selbst ist komplex, zeitaufwändig und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den firmeninternen Teams in den Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, den externen Beratern und den Anbietern von Softwarelösungen.
Auch wenn noch diverse Hindernisse zu überwinden sind und viele Unternehmen zusätzliche Arbeit leisten müssen, um in der Lage zu sein, eine vollständige und korrekte Erklärung zu erstellen, können wir nur hoffen, dass durch die von allen Beteiligten gesammelten Erfahrungen, insbesondere im Jahr 2022, die Umsetzung der SAF-T bei den mittleren Steuerzahlern etwas erleichtert wird
Was ist als Nächstes zu tun?
Die Unternehmen müssen zunächst die aktualisierte Liste der mittelgroßen Steuerzahler prüfen, um festzustellen, ob sie ab dem 1. Jänner 2023 zu einer D406-Erklärung verpflichtet sind. Danach müssen sie ihre interne Software, die von ihnen erstellten Berichte und ihre verfügbaren Ressourcen analysieren, um den Anpassungsbedarf für die D406-Erklärung zu ermitteln.
Die verbleibende Zeit ist extrem kurz, deshalb müssen wir schnell handeln.
