REGES-ONLINE: Die neue Pflichtplattform für Arbeitnehmerdaten – Übergangszeit und Zugangsbedingungen

Am 9. Mai 2025 ist die Verordnung Nr. 1107/2025 in Kraft getreten, mit der das Zugangsverfahren für das Ausfüllen, die Übermittlung und die Abfrage von Daten in/aus dem neuen Allgemeinen Arbeitnehmerregister – REGES-ONLINE – genehmigt wurde.

Was ist REGES-ONLINE?

REGES-ONLINE ist die neue digitale Plattform, auf der Arbeitgeber sämtliche Angaben zu individuellen Arbeitsverträgen zu melden/registrieren haben: Abschluss, Änderungen, Aussetzungen oder Beendigung der selbigen.

Diese Plattform wird das alte, auf über die Revisal-Anwendung zu erstellenden und auf den Server der Arbeitsaufsichtsbehörde (Territoriale Arbeitsinspektion/ITM) hochzuladenden Dateien basierende System allmählich ersetzen. Die Übergangsfrist zum neuen REGES-ONLINE ist der 30. September 2025 (6 Monate ab Inkrafttreten des Regierungsbeschlusses Nr. 295/2025 über das Allgemeine Arbeitnehmerregister – nunmehr: REGES-ONLINE). Arbeitgeber, die, bis zum Inkrafttreten des Regierungsbeschlusses Nr. 295/2025, ihre elektronischen Arbeitnehmerregister-Dateien nicht bereits über die REVISAL-Anwendung eingerichtet und eingereicht haben, werden dafür nur noch die REGES-ONLINE-Plattform nutzen dürfen.  

Wer hat die REGES-ONLINE zu nutzen?

Sämtliche Arbeitgeber, unabhängig davon, ob es sich handelt um:

• private Einrichtungen (ungeachtet ihrer Rechtsform – Unternehmen, NROs/NGOs, Einzelunternehmer/Selbständige usw.),
• öffentliche Einrichtungen,
• diplomatische Vertretungen oder sonstige internationale Einrichtungen, die lokales Personal beschäftigen.

Auch Zweigniederlassungen, Agenturen oder Betriebsstätten ohne Rechtspersönlichkeit sind zur Einhaltung dieser Vorschrift verpflichtet, insofern ihnen die ausdrückliche Befugnis zur Verwaltung von Arbeitsverträgen übertragen wurde.              

Wie läuft der Zugriff auf REGES-ONLINE?

Um sich der REGES-ONLINE bedienen zu können, haben sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer durch sichere digitale Mittel zu authentifizieren. Zur Verfügung stehen ihnen zwei Möglichkeiten:

1. RoeID – eine von der Behörde für die Digitalisierung Rumäniens erteilte digitale Identität. Es handelt sich um ein Instrument, das mit einem „virtuellen Ausweis“ gleichzustellen ist, und einen sicheren Zugang zu öffentlichen Online-Plattformen ermöglicht. Sie kann online kostenlos eingeholt werden, indem man die auf der offiziellen Website ausgeführten Schritte befolgt.
2. Das qualifizierte digitale Zertifikat, das immer häufiger für die elektronische Signatur von Dokumenten verwendet wird.

Die Verordnung regelt auch die Möglichkeit einer vorübergehenden Kontofreischaltung für den Zugang auf die REGES-ONLINE-Anwendung; dies kann anhand einer entsprechenden Antragstellung beim örtlich zuständigen Arbeitsamt (ITM) erfolgen. Die vorübergehende Kontoaktivierung dauert bis zur Erlangung eines der oben genannten sicheren digitalen Zugangsmittel, jedoch nicht länger als 30 Tage.

Das Verfahren für die Genehmigung des Zugangs von Arbeitgebern zum REGES-ONLINE ist vereinfacht worden, unterscheidet sich jedoch je nach Status des Arbeitgebers:

• Für im Handelsregister eingetragene Arbeitgeber, die den Antrag über ihren gesetzlichen Vertreter einreichen, wird der Zugang automatisch, nach Überprüfung des Status des jew. gesetzlichen Vertreters im HR, genehmigt;
• Bei Arbeitgebern, die im Handelsregister nicht erfasst sind, sowie bei Antragstellung durch Bevollmächtigte, ist es erforderlich, gewisse Unterlagen auf die Plattform hochzuladen, die die Eigenschaft ggf. als gesetzlicher Vertreter oder Bevollmächtigter nachweisen. Diese Dokumente sind „für die Richtigkeit der Kopie“ mit der qualifizierten digitalen Signatur des Verantwortlichen zu versehen.

Das örtlich zuständige Arbeitsamt darf den Zugangsantrag ablehnen, wenn die eingereichten Unterlagen entweder unvollständig sind oder Unstimmigkeiten aufweisen. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber seinen Antrag neu einzureichen und sicherzustellen, dass die diesmal zugeleiteten Unterlagen richtig sind.   

Welche Daten werden über REGES-ONLINE verwaltet?

Erfasst werden Angaben über:

• Abschluss, Änderung, Aussetzung und Beendigung von individuellen Arbeitsverträgen;
• alle übrigen obligatorischen Daten, deren Erfassung/Registrierung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wer kann Angaben im REGES-ONLINE eingeben?

Das Ausfüllen bzw. die Eingabe, die Übermittlung und die Verarbeitung von Daten im REGES-ONLINE kann durch den Arbeitgeber, entweder über schriftlich ermächtigte Mitarbeiter oder durch externe Dienstleister od. Auftragsverarbeiter (fachkundige natürliche oder juristische Person) erfolgen.

Bei Kooperationen mit externen Dienstleistern ist der Arbeitgeber verpflichtet, innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Abschluss oder Beendigung des jew. Dienstleistungsvertrags, alle relevanten Angaben im REGES-ONLINE einzugeben: die Identifikationsdaten des Dienstleisters, Beginn- und Beendigungsdatum der Dienstleistungserbringung sowie die Dauer der vertraglichen Zusammenarbeit.

Unabhängig davon, wer die Verarbeitungsvorgänge tatsächlich durchführt, liegt die rechtliche Verantwortung bzw. Haftung für die Richtigkeit der im REGES-ONLINE angemeldeten Angaben stets immer beim Arbeitgeber.

Was passiert mit dem „Altregister“ REVISAL?

Die Verordnung regelt eine Übergangszeit (bis zum 30. September 2025), in der beide Datenübermittlungssysteme parallel laufen werden.

Nach dem 30. September 2025 wird die REGES-ONLINE nunmehr das einzige rechtlich zulässige Meldesystem sein, an den Angaben über Arbeitnehmer und Arbeitsverträgen übermittelt werden können.

Sobald der Zugang zum REGES-ONLINE erlangt wurde, wird die Meldung über REVISAL eingestellt, selbst wenn die Übergangsfrist noch nicht verstrichen ist.

Arbeitnehmeranspruch auf Zugang zu den eigenen Daten

Die REGES-ONLINE-Plattform ist nicht ausschließlich für Arbeitgeber bestimmt. Aktuelle und ehemalige Arbeitnehmer können jederzeit ihre eigenen Angaben einsehen, entweder über die Webanwendung oder über die mobile App „Salariat“ (“Arbeitnehmer“), die einen raschen und intuitiven Zugriff bietet.

Wer keinen Zugang zur erforderlichen Technik hat, dem stehen alternative Möglichkeiten zur Verfügung: Info-kioske in den Räumlichkeiten des örtlichen Arbeitsamtes oder aber die direkte Anfrage entweder an den Arbeitgeber oder an das zuständige Arbeitsamt (ITM).

Quellen: Verordnung Nr. 1107/2025 zur Genehmigung des Zugangsverfahrens für das Ausfüllen, die Übermittlung und die Abfrage von Daten in/aus dem Allgemeinen Arbeitnehmerregister – REGES-ONLINE; Regierungsbeschluss Nr. 295/2025 über das Allgemeine Arbeitnehmerregister – REGES-ONLINE.