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REGES-ONLINE – von nützlichem Instrument zu administrativer Belastung für Arbeitgeber
Die Digitalisierung der arbeitsrechtlichen Angelegenheiten durch den Umstieg von der ReviSal-Anwendung auf die REGES-ONLINE-Plattform ist ein wichtiger Schritt zur Erneuerung und vollumfänglichen zentralen Erfassung von Einzelarbeitsverträgen auf landesweiter Ebene. Allerdings stellen der Zugriffsvorgang, die Implementierung und die anschließende Nutzung der neuen Plattform erhebliche Herausforderungen für Arbeitgeber dar. Sie sehen sich mit komplexen Authentifizierungs- und Autorisierungsverfahren, noch unvollständigen Funktionen und unzureichender technischer und rechtlicher Unterstützung konfrontiert, was zu einem erhöhten sowie belastenden Verwaltungsaufwand führt – so die Expertinnen und Experten von TPA Romania – ein auf Steuer- und Rechtsberatung sowie Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung spezialisiertes führendes Fachunternehmen in Mittel- und Osteuropa.
Die neue, durch den Regierungsbeschluss Nr. 295/2025 geregelte Online-Plattform REGES-ONLINE soll sämtliche Daten bezüglich des Abschlusses, der Änderung, der Aussetzung oder der Beendigung von Einzelarbeitsverträgen erfassen. Ziel der Plattform ist es, die vereinheitlichte Erfassung von Arbeitskräften in einem einzigen elektronischen Zentralregister zu organisieren, in dem sowohl Behörden als auch Arbeitgeber und Arbeitnehmer Einsicht nehmen können. Die Anmeldepflicht (Verpflichtung zur Registrierung) im REGES-ONLINE obliegt sämtlichen privaten Rechtssubjekten, unabhängig von ihrer Rechtsform (Handelsgesellschaften, NGOs, Selbstständige usw.), öffentlichen Einrichtungen, diplomatischen Vertretungen oder sonstigen internationalen Organisationen, die lokales Personal beschäftigen.
„Obwohl dies im Rechtsetzungsakt nicht ausdrücklich geregelt ist, geht die Arbeitsbehörde davon aus, dass die Anmeldepflicht für alle Arbeitgeber gilt, auch für diejenigen, die am Stichtag 31.12.2025 keine gemeldeten aktiven Arbeitnehmer mehr führen. Die aus dem Verzeichnis des Zentralen Handelsregisteramtes (ONRC) gelöschten Unternehmen sind von der Verpflichtung zur Zugriffsbeantragung auf die Plattform ausgenommen. Außerdem gilt für neu gegründete Arbeitgeber oder solche, die bis zum 31.03.2025 noch keine Arbeitnehmer beschäftigt haben, die Nutzung der REGES-ONLINE mit Abschluss des ersten Einzelarbeitsvertrags als obligatorisch“, erläutert Sorana Cernea, Managing Partner von TPA Romania.
Die Frist für den vollständigen Umstieg auf REGES-ONLINE und für die Datenaktualisierung im elektronischen Melderegister wurde bis auf den 31.12.2025 verlängert, da sich der ursprüngliche Stichtag – 30.09.2025 – als unrealistisch für die Registrierung aller Arbeitgeber auf der Plattform erwiesen hat. Während der Übergangszeit können Arbeitgeber weiterhin die ReviSal-Anwendung für die Datenübermittlung nutzen, bis sie sich schließlich im REGES-ONLINE angemeldet bzw. registriert haben. Ab diesem Zeitpunkt wird die Meldung über ReviSal eingestellt, auch wenn die landesweite Umstellung noch nicht komplett abgeschlossen ist. Die Nichteinhaltung der Registrierungspflicht im REGES-ONLINE bis zum 31.12.2025 gilt als Ordnungswidrigkeit und wird mit einer Geldstrafe zwischen 15.000,00 und 20.000,00 RON geahndet.
Unterschiede zwischen REGES-ONLINE und ReviSal
Die Spezialistinnen und Spezialisten von TPA Romania haben die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Systemen analysiert und sowohl die Vor- als auch die Nachteile der Nutzung der REGES-ONLINE-Plattform eruiert:
- a) Online-Plattform statt lokaler Anwendung: im Unterschied zur ReviSal ist die REGES-ONLINE eine internetbasierte Plattform, die weder Download noch Installation einer lokalen App erfordert. Dadurch entfallen Risiken wie Datenverlust oder die Nutzung veralteter Softwareversionen. Zudem ist der Zugriff auf das elektronische Arbeitnehmerregister nicht an einen bestimmten Computer gebunden, was die Nutzung deutlich flexibler gestaltet als bei ReviSal.
- b) Anbindung an die Datenbank des Zentralen Handelsregisteramtes (ONRC): REGES-ONLINE ist direkt mit der Datenbank des rumänischen Zentralen Handelsregisteramtes (ONRC) verknüpft. Das System überprüft automatisch, ob die Person, die den Zugang zum elektronischen Arbeitnehmerregister eines Unternehmens beantragt, dessen gesetzlicher Vertreter ist. Gleichzeitig werden die Unternehmensdaten – wie Firma und (die eindeutige Kennzeichnung der) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – validiert, wodurch Eingabefehler zum Arbeitgeber weitgehend vermieden werden.
- c) Zugang für Arbeitnehmer/Innen: Die Plattform ermöglicht es Arbeitnehmer/Innen, als Unterzeichner von Einzelarbeitsverträgen, sicher und unkompliziert auf ihre berufliche Laufbahnhistorie zuzugreifen. Der Zugang und die anschließende Einsichtnahme erfolgen – nach der Erstellung – über ein persönliches Benutzerkonto entweder auf der Webplattform oder in der mobilen App „Salariat”.
- d) Erweiterte Meldepflichten und erhöhter Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber: REGES-ONLINE führt neue Datenkategorien ein, die Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer manuell einzugeben/zu melden haben. Dazu zählen etwa die für die jeweilige Stelle/Position erforderliche Ausbildung, der Arbeitsort (fest oder mobil), der Grad einer eventuellen Behinderung/Invalidität des Beschäftigten, Arbeitszeitverteilung sowie Aussetzung von Arbeitsverträgen bei Krankschreibungen. Im Zusammenhang mit solchen Krankheitsfällen sind Arbeitgeber verpflichtet, die Aussetzung der entsprechenden Arbeitsverträge innerhalb von drei Werktagen nach Erfassung der zugrundeliegenden ärztlichen Atteste im elektronischen Arbeitnehmerregister zu melden. Dies setzt zugleich die Durchführung eines internen Dokumentationsverfahrens der Krankenstände voraus.
„Der mit der Meldung von Krankschreibungen (Krankheitsurlaub) verbundene Verwaltungsaufwand ist weder gerechtfertigt noch sinnvoll, da die entsprechenden Informationen sowohl vom Arzt, der die Atteste ausstellt, als auch vom Arbeitgeber, der die Erklärung 112 über die namentliche Erfassung der versicherten Personen und die fälligen Lohnsteuern einzureichen hat, gemeldet werden; und die Aussetzung der Arbeitsverträge hat dabei Auswirkungen weder auf die Beschäftigungsdauer noch auf die Versicherungszeit (Beitragsdauer in den Sozialversicherungssystemen) von Arbeitnehmern.
Zusätzlich zu den Anforderungen der ReviSal-Anwendung ist hier, im Rahmen der Meldung von Informationen über Arbeitnehmerentsendungen an ansässige Arbeitgeber, auch die in der Plattform zu verifizierende Zustimmung des jeweiligen ansässigen Arbeitgebers erforderlich“, führt Sorana Cernea aus.
Schwierigkeiten bei der Nutzung der REGES-ONLINE-Plattform
Obwohl die Digitalisierung der arbeitsrechtlichen Angelegenheiten durch den Umstieg von der ReviSal auf die REGES-ONLINE – für die vollumfängliche arbeitsrechtliche Datenerfassung auf einer vereinheitlichten Zentralplattform – zweckmäßig und notwendig ist, hat sowohl der Zugangsvorgang als auch die Implementierung und die Nutzung der neuen Plattform zahlreiche Herausforderungen für die Arbeitgeber aufgeworfen. Anhand der während dieser Übergangszeit gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse haben unsere Fachleute bei TPA Romania die wichtigsten Herausforderungen zusammengefasst:
- Schwierigkeiten beim Zugriff und bei der Autorisierung:
- Ist der gesetzliche Vertreter eines Arbeitgebers Ausländer, der wiederum über keine rumänische qualifizierte elektronische Signatur verfügt, so ist der Zugriff auf die Plattform über eine bevollmächtigte Person (eigener Mitarbeiter oder Dienstleister) zu erwirken.
- Die Genehmigung des Zugangs zum elektronischen Arbeitnehmerregister durch die Territoriale Arbeitsbehörde (ITM) kann – insbesondere in Zeiträumen mit einer hohen Antragszahl oder bei unvollständigen hochgeladenen Dokumenten – erheblich länger dauern. In solchen Fällen kann es erforderlich sein, zusätzliche Dokumente hochzuladen, das Verfahren wiederaufzunehmen oder Überprüfungen am ITM-Behördenschalter vornehmen zu lassen.
- Eingeschränkte Funktionen, unzureichender technischer und rechtlicher Support:
- bei der Anmeldung auf der Plattform oder beim Hochladen von Dokumenten erhalten Arbeitgeber gelegentlich Fehlermeldungen und einige Zugriffsanträge werden von der Arbeitsbehörde ITM ohne eindeutige Begründung abgelehnt. Selbst wenn der Antragsteller – die zugriffsbeantragende Person – z.B. der Geschäftsführer ist, kann der Antrag ohne eine detaillierte Auskunft abgelehnt werden.
- Der Leitfaden zur Plattformnutzung ist nicht hinreichend aufschlussreich und umfassend, um Lösungen für verschiedene Sonderfälle anzubieten. Beispielsweise gibt es für grenzüberschreitende Entsendungen keine genauen Angaben zur Vorgehensweise; die Plattform bietet lediglich eine anfängliche Meldemöglichkeit, jedoch keine weitere Option zur Übermittlung von Änderungen oder Beendigungen.
- Die geltenden Gesetzesvorschriften und der Plattformnutzungsleitfaden enthalten keine Angaben dazu, welches Datum bei der Fortschreibung des elektronischen Arbeitnehmerregisters mit den neuen, gemäß Regierungsbeschluss Nr. 295/2025 zu meldenden Informationen auszuwählen ist. Darüber hinaus sind die Stellungnahmen und die Auskunft, die bei den von der Arbeitsbehörde organisierten Aufklärungsveranstaltungen zur REGES-ONLINE geäußert wurden, widersprüchlich: ursprünglich wurde als Stichtag der 01.04.2025 genannt, wohingegen derzeit der Zeitpunkt, zu dem die neuen Daten tatsächlich im Register gemeldet werden, als Stichtag erwähnt.
- Es bestehen immer wieder Abweichungen zwischen den der REGES-ONLINE zugeführten Daten und den Angaben im von der Plattform erzeugten Arbeitnehmerauszug. Wurde, z.B., die Aussetzung eines Arbeitsvertrags über die ReviSal-Anwendung an die Arbeitsbehörde ITM übermittelt und, anschließend, die Beendigung der selbigen Aussetzung über die REGES-ONLINE gemeldet, erscheint das Beendigungsdatum der Aussetzung nicht in dem von der Plattform erzeugten Arbeitnehmerauszug. In einem anderen ähnlichen Fall fehlt im Arbeitnehmerauszug der Eintrag zur letzten Gehaltserhöhung, die über die ReviSal-Anwendung gemeldet wurde.
- Die Angaben zu Vertragsänderungen sowie zur Aussetzung oder Beendigung von Einzelarbeitsverträgen müssen in chronologischer Reihenfolge und möglichst zeitnah zum Datum ihres Wirksamwerdens im Register eingegeben/erfasst werden. Andernfalls können die Änderungen nur über das Feld „Căutare contract” / „Vertragssuche” vorgenommen werden, was einen zusätzlichen Zeitaufwand mit der Dateneingabe verursacht und zu Fehlern in der Beschäftigungshistorie des Arbeitnehmers führen kann, dies insbesondere, wenn der Sachbearbeiter unerfahren ist. Damit ist die Möglichkeit der Arbeitgeber eingeschränkt, beispielsweise Angaben zur Aussetzung von Arbeitsverträgen aufgrund von Krankschreibungen zu melden, wenn sie zuvor eine später wirksam werdende Vertragsbeendigung registriert haben.
- Erhöhter Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber:
- Die Schulung der für die Plattformverwaltung eingesetzten Person ist mit zusätzlichem Zeit- und Kostenaufwand verbunden (Teilnahme an Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen, Einarbeitung in das neue System).
• Die Überprüfung der aus der ReviSal übernommenen Angaben erfordert wiederum einen zusätzlichen Arbeitsaufwand, da bei der Datenmigration mehrere Abweichungen zwischen der Datenbank/en desselben Arbeitgebers (in der ReviSal-Anwendung und in der REGES-ONLINE-Plattform) festgestellt werden konnten. Beispielsweise wurden in manchen Fällen Arbeitsverträge doppelt erfasst, während andere, die in der ReviSal-Anwendung gelöscht wurden, in REGES-ONLINE noch als aktiv angezeigt werden
Kontoerstellung und Zugriffsauthorisierung zur REGES-ONLINE
Es gibt drei Möglichkeiten, ein Benutzerkonto bei REGES-ONLINE anzulegen:
- a) durch Verwendung der von der rumänischen Digitalisierungsbehörde über die ROeID-Anwendung zugewiesenen digitalen Identität. Es handelt sich um ein einem „virtuellen Personalausweis” ähnliches Instrument, das den sicheren Zugriff auf öffentliche Online-Plattformen gestattet. Diese kann kostenlos online erlangt werden, indem Sie die auf der offiziellen Website angegebenen Schritte befolgen;
- b) über ein auf der Plattform https://reges.inspectiamuncii.ro/ zu erstellendes, durch den Einsatz eines qualifizierten digitalen Zertifikats (qualifizierte digitale Signatur) zu aktivierendes (Benutzer)Konto;
- c) durch die Erwirkung der Genehmigung eines Kontoaktivierungsantrags vor Ort, am Schalter der Arbeitsbehörde ITM (gültig bis zur Zugangsgewährung über eines der oben genannten sicheren digitalen Mittel, jedoch nicht länger als 30 Tage), auf der Grundlage der visuellen Identitätsfeststellung und der Überprüfung des Personalausweises des Antragstellers durch einen Beamten.
Nach der Kontoerstellung und Anmeldung auf der Webplattform ist es erforderlich, den Zugriff auf das Arbeitgeberregister wie folgt zu beantragen bzw. zu veranlassen:
- a) für die beim Zentralen Handelsregisteramt (ONRC) eingetragenen gesetzlichen Vertreter von Arbeitgebern erfolgt die Zugriffsberechtigung durch das elektronische System, indem es die Eigenschaft des Antragstellers im EDV-Handelsregister (RECOM) überprüft;
- b) für gesetzliche Vertreter von Arbeitgebern, die nicht beim Zentralen Handelsregisteramt (ONRC) angemeldet sind, oder für vom gesetzlichen Vertreter (z.B. über eine notariell beurkundete Vollmacht ermächtigte interne Mitarbeiter) bevollmächtigte Personen erfolgt die Zugangsberechtigung durch das Hochladen bestimmter – f.d.R.d.A. digital signierten – Nachweise (Unternehmensunterlagen, Nachweis der gesetzlichen Vertretungsbefugnis bzw. der Eigenschaft als gesetzlicher Vertreter, notarielle Vollmacht); darauf hat die Arbeitsbehörde ITM den entsprechenden Antrag auf Zugriffsberechtigung (zum Register) zu genehmigen;
- c) für Dienstleister, die von den gesetzlichen Vertretern von Arbeitgebern entsprechend beauftragt wurden, erfolgt die Zugangsberechtigung durch das Hochladen bestimmter – f.d.R.d.A. digital signierten – Nachweisen (Unternehmenspapiere, notarielle Vollmacht, Dienstleistungsvertrag / Nachtrag dazu mit Regelungen zum REGES-ONLINE); darauf hat die Arbeitsbehörde ITM den Antrag auf Zugriffsberechtigung (zum Register) zu genehmigen.
Nach Gewährung der Zugriffsberechtigung zum Register(konto) des Arbeitgebers können die Aufgaben der Dateneingabe und -übermittlung/-meldung an die REGES-ONLINE entweder an eigene Mitarbeitende oder an einen externen Dienstleistenden delegiert werden. Die Delegation (Übertragung/Ermächtigung/Beauftragung) erfolgt über die Plattform, indem Sie den Bereich „Registre“ > „Delegare“ aufrufen und die Identifikationsangaben des jeweiligen Delegierten (bevollmächtigten Person) eingeben.
„Der Umstieg von ReviSal zu REGES-ONLINE stellt einen wesentlichen und unerlässlichen Schritt in der Digitalisierung der ménage-à-trois-Beziehung zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Aufsichtsbehörden dar. Die Umsetzung bringt jedoch erhebliche operative Herausforderungen für Arbeitgeber mit sich. Um diesen Wechsel zu erleichtern, sollten Arbeitgeber rechtzeitig sicherstellen, dass ihnen die für die Anmeldung bzw. Registrierung erforderlichen Dokumente vollständig vorliegen und die Angaben zum Arbeitgeber im (beim Zentralen Handelsregisteramt geführten elektronischen) Handelsregister (ONRC) korrekt erfasst sind. Außerdem sollten jeweils alle zusätzlichen Daten, die gemäß dem Regierungsbeschluss Nr. 295/2025 zu melden sind, frühzeitig gesammelt werden; der Zugang zu REGES-ONLINE mit der Zeitmaßgabe beantragt werden, dass die gesetzlichen Fristen sodann eingehalten werden können; das delegierte Personal aus- und fortgebildet werden; und ausreichende Ressourcen für die Überprüfung der aus der ReviSal (in die REGES-ONLINE) migrierten Daten bereitgestellt werden, damit die Meldungen korrekt und vollständig erfolgen können“, schließt Sorana Cernea.
