Verfahren zur Durchführung von Besprechungen zwischen der zentralen Steuerbehörde und den Steuerpflichtigen mittels videokonferenzgestützter Fernkommunikation

Die Steuerbehörden haben das Verfahren zur Durchführung von Besprechungen zwischen der zentralen Steuerbehörde und den Steuerpflichtigen mittels videokonferenzgestützter Fernkommunikation veröffentlicht. Die wichtigsten Bestimmungen des Verfahrens lauten wie folgt: 

• Die Steuerbehörde informiert den Steuerpflichtigen mittels dessen SPV-Kontos über die Möglichkeit, bestimmte Steuerverfahren per Videokonferenz durchzuführen, sowie über den Zeitpunkt des jeweiligen Besprechungstermins. Die Option für dieses Format muss innerhalb von 2 Werktagen nach der Bekanntgabe ausgeübt werden. Andernfalls wird davon ausgegangen, dass sich der Steuerpflichtige gegen die Videokonferenz-Option entschieden hat.

• Unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben ist der Steuerpflichtige berechtigt, die Teilnahme an der Besprechung abzulehnen oder eine Terminverschiebung zu beantragen. Eine ausdrückliche Ablehnung der Teilnahme am festgesetzten Besprechungstermin gilt als ordnungsgemäß erfülltes Anhörungsverfahren.

• Videokonferenz-Besprechungen können organisiert werden für: steuerliche Außenprüfungen (einschließlich Eröffnung, Durchführung und Abschlussbesprechung), die Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse, Anhörungen, Vorsprachen und Mediation sowie für sonstige von der Steuerbehörde festgelegte Verfahren.

• An den Videokonferenz-Besprechungen dürfen der Steuerpflichtige, dessen gesetzlicher Vertreter oder Bevollmächtigte teilnehmen, sofern die Identifikationsdaten und gegebenenfalls die die Vertretung bzw. Bevollmächtigung nachweisenden Dokumente vorab über das Online-SPV-Konto übermittelt wurden.

• Die Vollmacht ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem vom Innenministerium ausgestellten Zertifikat für die fortgeschrittene elektronische Signatur zu versehen; sie ist zweckgebunden (Sondervollmacht) und gilt ausschließlich für die jeweilige Besprechung. Jede etwaige Änderung der Teilnehmer ist über das SPV-Konto mitzuteilen; anschließend wird der Zugang nur den von der Steuerbehörde validierten Personen gestattet.

• Die Teilnehmer können sich auf dem Online-Portal mittels des mit dem SPV-Konto verknüpften Zertifikats, über die SPV-Zugangsdaten (Benutzername, Passwort und OTP-Code) oder über das ROeID-System authentifizieren.

• Einen Werktag vor dem Termin hat die Steuerbehörde den Zugangslink zur Besprechung sowie die Teilnahmeregeln und -bedingungen über das SPV-Portal zu übermitteln. Die Weiterleitung des Links an die jeweiligen Besprechungsteilnehmer liegt in der alleinigen Verantwortung des Steuerpflichtigen.

• Die Teilnehmer haben die verfahrensmäßig festgelegten technischen Voraussetzungen und Verhaltensregeln einzuhalten; die Aufzeichnung oder Weitergabe des Besprechungsinhalts ist untersagt. Bei Verstößen ist die Steuerbehörde berechtigt, den Termin abzubrechen, ohne dass eine Wiederaufnahme zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist; lediglich technische Störungen können eine Neuterminierung veranlassen.

• Die Besprechungen werden von der Steuerbehörde aufgezeichnet und anschließend transkribiert; das Besprechungsprotokoll sowie die übrigen zugehörigen Unterlagen werden dem Steuerpflichtigen über das SPV-Portal zugestellt.

• Die rumänischen Steuerbehörden werden auf dem eigenen Portal Informationsmaterialien zur Nutzung des neuen Verfahrens veröffentlichen.

Quelle: Erlass Nr. 705/2026 zur Genehmigung des Verfahrens zur Durchführung von Besprechungen zwischen der zentralen Steuerbehörde und den Steuerpflichtigen mittels videokonferenzgestützter Fernkommunikation, in der am 15. Juni 2026 veröffentlichten Fassung