Norme și proceduri pentru avertizarea în interes public și protecția avertizorilor în TPA Romania
Rezumat
Acest document își propune să informeze persoanele care efectuează raportarea cu privire la opțiunile pe care le au la dispoziție atunci când raportează activități suspectate ilegale sau lipsite de etică legate de operațiunile TPA România.
Prezentul document descrie tipurile de suspiciuni care pot fi raportate, drepturile persoanelor care efectuează raportarea și măsurile de protecție acordate acestora, procedurile de investigare a raportărilor și notificarea persoanelor care efectuează raportarea cu privire la rezultatele unor astfel de investigații.
Documentul este reglementat de Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii și de Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.
Aplicare
Acest document este obligatoriu pentru companiile și angajații TPA România. Oferă informații angajaților TPA România și altor persoane cu privire la canalele disponibile pentru transmiterea rapoartelor.
1. Procedură și competențe
1.1 Introducere
Termenul „denunțare” este utilizat pentru a descrie divulgarea de către un angajat sau de către o altă persoană a unor infracțiuni suspectate în cadrul unei organizații.
Este esențial ca persoanele care efectuează raportarea sau avertizorii să se simtă în siguranță și să își raporteze suspiciunile în primele etape ale activității suspecte.
TPA Romania sprijină angajații săi și alte persoane în raportarea problemelor care sunt considerate a contraveni regulilor și/sau valorilor susținute de grupul TPA Romania.
Prin implementarea procedurilor sale de avertizare și a portalului dedicat raportării interne, TPA România pune la dispoziție un canal de raportare care asigură protecția identității persoanei care efectuează raportarea.
În cazul în care identitatea persoanei care efectuează raportarea este cunoscută, aceasta nu este divulgată niciodată fără consimțământul explicit al persoanei care efectuează raportarea.
În mod similar, nu sunt divulgate alte informații care ar putea fi utilizate pentru a deduce identitatea persoanei care efectuează raportarea (cu excepția cazului în care acest lucru este impus de lege).
Raportarea în timp util a presupuselor nereguli este de dorit și benefică, deoarece facilitează investigarea rapidă a problemei raportate și îmbunătățește șansele de atenuare a oricăror efecte negative.
1.2 Cine poate depune un raport?
Sesizările pot fi depuse de persoane fizice care au luat cunoștință de existența unei activități ilegale în legătură cu activitatea lor sau cu o activitate similară desfășurată pentru TPA România.
Printre aceste persoane se numără: angajații TPA România (inclusiv foștii angajați) și solicitanții de locuri de muncă în cadrul TPA România, angajații cu sarcini temporare de muncă în TPA România („lucrători temporari”), voluntarii sau stagiarii care lucrează în TPA România, persoanele fizice autorizate care acționează ca furnizori ai TPA România sau care licitează pentru o comandă de furnizare de la TPA România, angajați sau alte persoane fizice care lucrează sub supravegherea furnizorilor TPA România, acționari și/sau membri ai organelor statutare ale societăților TPA România.
Persoanele a căror relație juridică cu TPA România urmează să înceapă vor fi supuse acestui document numai în măsura în care informațiile raportate au fost obținute în cadrul negocierilor premergătoare relației, de exemplu în timpul recrutării și selecției potențialilor angajați.
1.3 Ce poate fi raportat?
Portalul de raportare poate fi utilizat pentru a raporta suspiciuni cu privire la următoarele tipuri de nereguli:
- infracțiune (inclusiv furt și fraudă) sau contravenție;
- încălcări ale codului de conduită și/sau regulamentelor TPA România;
- intimidarea, hărțuirea, discriminarea sau abuzul de substanțe;
- încălcări ale normelor referitoare la protecția vieții private și a datelor cu caracter personal, precum și la securitatea rețelelor și a sistemelor informatice;
- amenințări la adresa sănătății și/sau siguranței persoanelor;
- încălcarea altor obligații legale,
- încercări de a suprima sau ascunde informații cu privire la oricare dintre cele de mai sus.
Acest document nu se referă la nemulțumiri legate de angajare și/sau relații la locurile de muncă ale TPA România. Soluțiile la problemele profesionale sau orice alte probleme care nu sunt acoperite de acest document trebuie căutate la departamentul de Resurse Umane TPA România.
Orice aspecte legate de sănătatea și securitatea ocupațională trebuie raportate în conformitate cu procedurile definite în reglementările interne TPA România, cu excepția cazului în care problema în cauză este gravă și există o incertitudine rezonabilă cu privire la oportunitatea raportării acesteia prin canalele standard.
De asemenea, acest document nu se aplică reclamațiilor legate de produse sau servicii sau reclamațiilor privind calitatea nesatisfăcătoare.
Persoanele care efectuează raportarea trebuie să aibă motive întemeiate să creadă că problema care trebuie raportată se referă la unul sau mai multe dintre domeniile vizate de prezentul document.
Este posibil să se raporteze chestiuni trecute, actuale sau viitoare probabile.
Nu există nicio cerință ca documentele justificative definitive să fie incluse în raport. Informațiile trebuie făcute numai cu bună-credință, având în vedere circumstanțele existente la momentul divulgării.
Dacă există îndoieli cu privire la faptul dacă o suspiciune ar trebui raportată, este recomandabil să discutați problema cu un superior sau cu o altă persoană într-o poziție de conducere care poate fi de încredere și nu este implicată în nicio problemă.
Este important să nu împărtășiți nicio informație despre posibile suspiciuni cu nicio persoană implicată în această chestiune sau cu orice terță parte, alta decât persoana de la care se solicită consiliere confidențială.
Orice persoană care raportează o chestiune care nu intră în domeniul de aplicare al legislației privind protecția avertizorilor va fi notificată cu privire la acest fapt fără întârzieri nejustificate.
1.4 Depunerea unui raport
Se recomandă ca toate suspiciunile relevante să fie raportate utilizând Sistemul de avertizare TPA Romania, care asigură un răspuns prompt și o investigație în timp util și include un ghid detaliat cu pașii de raportare.
Acceptarea, administrarea și investigarea imparțială a raportărilor este efectuată în numele TPA România de către biroul său de avocatură afiliat, care a fost autorizat de TPA România să acționeze în calitate de terț desemnat / persoana competentă conform legislației privind protecția avertizorilor de integritate.
La depunerea unui raport, persoanele care efectuează raportarea vor fi invitate să specifice în special următoarele: relația cu TPA România (angajat, furnizor etc.), descrierea problemei raportate, inclusiv specificarea orei și locului evenimentului, numele persoanelor care este posibil să fi fost martore la eveniment sau care ar putea deține informații suplimentare legate de obiectul raportat (oricare dintre persoanele menționate poate fi contactată în etapa de investigare), orice alte informații și elemente de probă care pot fi utile în investigarea raportului.
De asemenea, este posibil să furnizați numele și informațiile de contact. Astfel de informații pot accelera considerabil ancheta, dar includerea lor este voluntară.
1.5 Dreptul la protecție al persoanelor care efectuează raportarea
Este de înțeles că potențialele persoane care efectuează raportarea pot fi reticente în ceea ce privește raportarea suspiciunilor lor și a posibilelor consecințe care li se pot întâmpla.
TPA România a elaborat acest document pentru a implementa un cadru care să asigure că angajații TPA România și terții sunt ascultați și își pot împărtăși suspiciunile justificate de nereguli fără teama de represalii.
TPA România asigură astfel protecția persoanelor care își raportează suspiciunile cu bună-credință, chiar dacă suspiciunile se dovedesc ulterior nejustificate.
Raportările făcute cu intenția de a furniza cu bună știință informații false și a prejudicia TPA Romania nu beneficiază de o astfel de protecție și pot fi sancționate în conformitate cu legislația privind protecția avertizorilor.
Persoanele care efectuează raportarea pot decide să transmită raportările în mod anonim. În cazul în care persoana care efectuează raportarea își împărtășește identitatea, TPA Romania nu va dezvălui nicio informație cu caracter personal fără consimțământul explicit al persoanei care efectuează raportarea niciunei alte persoane decât persoanelor competente autorizate să investigheze raportările.
Același lucru este valabil și pentru orice alte informații din care ar putea fi dedusă identitatea persoanelor care efectuează raportarea (cu excepția cazului în care acest lucru este impus de lege, cum ar fi în legătură cu investigațiile efectuate de autoritățile de aplicare a legii sau în cadrul procedurilor judiciare).
1.6 Protecția persoanelor afectate de raportare
Persoanele afectate de investigarea unei raportări au dreptul la un tratament echitabil pe parcursul investigației. Aceasta include evaluarea imparțială și obiectivă a faptelor relevante, interzicerea discriminării și protecția datelor cu caracter personal, astfel cum se prevede în reglementările legale aplicabile.
1.7 Procesul de evaluare a raportului
Primirea unui raport va fi confirmată în termen de șapte zile. Persoana care efectuează raportarea primește un număr de caz (ID) unic care poate fi utilizat ulterior pentru a se conecta la portal și pentru a monitoriza evoluția cazului.
De asemenea, persoana competentă notifică persoanele desemnate din cadrul TPA România cu privire la primirea unui raport, împreună cu informații privind natura raportului.
În continuare, persoana competentă evaluează dacă a fost comisă o încălcare, astfel cum se specifică în legislația privind protecția avertizorilor și/sau în legislația națională asociată, în scopul confirmării sau infirmării ulterioare a suspiciunii raportate.
Persoanele competente nu sunt autorizate să împărtășească persoanei care efectuează raportarea informații cu privire la desfășurarea investigației.
Atunci când este posibil, persoana care efectuează raportarea va fi informată dacă raportarea urmează să fie investigată sau face obiectul unei investigații în curs sau încheiate.
Persoana competentă poate utiliza un sistem de comunicare confidențială cu persoana care efectuează raportarea pentru a obține informații suplimentare, dacă este necesar.
Persoana competentă poate solicita, de asemenea, cooperarea oricărei persoane la care se referă raportul și/sau a altor angajați TPA Romania care pot asista la investigație.
Orice informație astfel obținută rămâne confidențială. Orice note create vor face parte din dosarul păstrat de persoanele competente pe parcursul anchetei.
Informațiile privind rapoartele primite vor fi păstrate timp de cel puțin cinci ani de la data primirii.
În cazul în care o persoană care efectuează raportarea consideră, în orice moment al investigației, că face obiectul unor măsuri de retorsiune ca urmare a raportării, aceasta trebuie să notifice acest lucru cât mai curând posibil, utilizând portalul de raportare.
O astfel de cerere va fi revizuită ca parte a investigației și orice persoană găsită că a participat la orice măsuri de retorsiune va fi tratată în conformitate cu dispozițiile aplicabile ale legislației muncii.
1.8 Concluzia evaluării raportului
Pe baza informațiilor obținute, persoana competentă stabilește dacă un raport evaluat este justificat. Concluziile evaluării vor fi descrise și incluse în dosar. Concluziile anonimizate vor fi transmise persoanelor desemnate din cadrul TPA România împreună cu orice recomandări pentru rectificarea deficiențelor identificate și/sau diminuarea riscurilor identificate.
Persoana care efectuează raportarea va fi notificată cu privire la concluzia privind justificarea raportării sale în termen de 30 de zile de la primirea raportului. Această perioadă poate fi prelungită în cazuri complicate cu până la 30 de zile, nu mai mult de două ori. Persoana care efectuează raportarea va fi notificată cu privire la orice prelungire a perioadei de soluționare.
În cazul în care, în urma evaluării raportării, sunt introduse măsuri cu scopul de a rectifica deficiențele identificate sau de a atenua riscurile identificate, persoana care efectuează raportarea va fi informată în mod corespunzător.
Nici măsurile introduse, nici informațiile furnizate nu pot încălca și/sau pune în pericol vreun interes protejat de lege, inclusiv obiectivele procedurilor penale, ale procedurilor privind delictele sau ale oricăror alte proceduri referitoare la o activitate care prezintă caracteristicile unui delict.
2. Canal extern de raportare
Rapoartele pot fi trimise și extern, către autoritatea publică competentă din România – Agenția Națională de Integritate, Bulevardul Lascăr Catargiu nr. 15, cod poștal: 010661, Sector 1, Bucureşti.
Potrivit legii, raportarea se efectuează, în principal, prin intermediul canalului intern de raportare, precum cel pus la dispoziție de TPA Romania, conform acestor proceduri.
Avertizorul în interes public poate alege, însă, între canalul intern de raportare şi canalul extern de raportare, pe baza unor considerente ce țin de existența riscului de represalii, în cazul raportării prin canalul intern, ori imposibilitatea remedierii în mod eficace a încălcării prin intermediul canalului intern de raportare.
Raportarea de informații privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenție şi se sancționează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârșită în astfel de condiţii încât să fie considerată, potrivit legii, infracțiune.
3. Definiții
Persoană competentă – echipa sau persoana care contribuie la îndeplinirea etapelor investigației raportărilor
Sistem raportare internă – sistem care permite depunerea de rapoarte în cadrul organizației
Portal raportare internă – instrument online conceput pentru a primi rapoarte și pentru a oferi acces în scopul monitorizării evaluării rapoartelor
Directiva UE privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii – Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii
Sistemul de raportare externă – canalele de raportare operate de autoritățile publice relevante
Sistemul de raportare internă – canalul de raportare operat de un furnizor terț de servicii
Raport – furnizarea de informații de către o persoană care efectuează raportarea cu privire la suspiciunea sa cu privire la o activitate ilegală sau lipsită de etică
Persoana care efectuează raportarea (avertizorul) – persoană fizică care a luat cunoștință de o activitate ilegală sau lipsită de etică în legătură cu munca sa sau cu o activitate similară desfășurată pentru TPA România
Avertizarea în interes public – divulgarea de către un angajat sau de către o altă persoană a unei presupuse fapte reprobabile în cadrul TPA Romania. Este esențial ca persoanele care efectuează raportarea să se simtă în siguranță și să își raporteze suspiciunile în primele etape ale potențialelor nereguli
TPA România – în mod colectiv sau individual, oricare dintre furnizorii de servicii profesionale înființați ca filiale TPA Quintus Holding GmbH în România, oricare dintre filialele lor din România care furnizează servicii sub marca TPA Romania și birourile lor de avocatură române afiliate (i.e. practicile de contabilitate, audit, fiscalitate, servicii juridice și orice entități afiliate furnizoare de servicii profesionale cu sediul în România).
