REGES-ONLINE – de la utilitate la povară administrativă pentru angajatori
Digitalizarea relațiilor de muncă prin trecerea de la aplicația ReviSal la platforma REGES-ONLINE este un pas important în modernizarea și evidența centralizată completă la nivel național a contractelor individuale de muncă. Cu toate acestea, procesul de accesare, implementare și utilizare a noii platforme generează dificultăți semnificative pentru angajatorii din România. Aceștia se confruntă cu proceduri complexe de autentificare și autorizare, funcționalități încă incomplete și un suport tehnic și juridic insuficient, ceea ce determină o creștere a sarcinilor administrative, consideră experții TPA România, companie de top în Europa Centrală și de Est, specializată în audit, contabilitate, consultanță fiscală și consultanță juridică.
REGES-ONLINE, reglementată prin H.G. nr. 295/2025, reprezintă noua platformă online destinată înregistrării tuturor datele referitoare la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractelor individuale de muncă. Obiectivul platformei este centralizarea evidenței forței de muncă într-un registru electronic unic, accesibil autorităților, angajatorilor și salariaților. Obligația de înrolare în REGES-ONLINE revine entităților private, indiferent de forma juridică (societăți comerciale, ONG-uri, PFA-uri etc.); instituțiilor publice; misiunilor diplomatice sau altor entități internaționale care angajează personal local.
„Deși actul normativ nu precizează în mod expres acest aspect, interpretarea Inspecției Muncii este că obligația de înrolare se aplică tuturor angajatorilor, inclusiv celor care, la data de 31 decembrie 2025, nu mai au salariați activi înregistrați. Societățile radiate din evidențele Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC) sunt exceptate de la obligația solicitării accesului în platformă. De asemenea, pentru angajatorii nou-înființați sau cei care nu au avut niciun angajat până la 31 martie 2025, utilizarea REGES-ONLINE devine obligatorie începând cu momentul încheierii primului contract individual de muncă”, explică Sorana Cernea, Managing Partner TPA România.
Termenul limită pentru trecerea la REGES-ONLINE și actualizarea datelor în registrul electronic a fost prelungit până la 31 decembrie 2025, întrucât termenul inițial de 30 septembrie 2025 s-a dovedit nerealist pentru înregistrarea tuturor angajatorilor în platformă. Pe durata perioadei de tranziție, angajatorii pot utiliza în continuare aplicația ReviSal pentru transmiterea datelor, până la momentul înregistrării efective în REGES-ONLINE. Din acel moment, raportarea prin ReviSal se sistează, chiar dacă tranziția nu s-a încheiat la nivel național. Neîndeplinirea obligației de înregistrare în REGES-ONLINE până la 31 decembrie 2025 constituie contravenție și se sancționează cu amendă între 15.000 de lei și 20.000 de lei.
Diferențele dintre REGES-ONLINE și ReviSal
Specialiștii TPA România au analizat principalele diferențe dintre cele două sisteme și au identificat atât avantajele, cât și dezavantajele utilizării platformei REGES-ONLINE:
- a) Platformă online versus aplicație locală: REGES-ONLINE este o platformă care se accesează online, fără a necesita instalarea unei aplicații locale, așa cum este cazul ReviSal, eliminându-se astfel riscul pierderii bazei de date sau al utilizării unor versiuni neactualizate ale aplicației. În plus, accesarea registrului electronic de evidență a salariaților prin intermediul platformei nu este condiționată de utilizarea unui anumit computer, spre deosebire de ReviSal.
- b) Interconectare cu baza de date a ONRC: Platforma REGES-ONLINE este interconectată cu baza de date a ONRC, verificând automat dacă persoana care solicită accesul la registrul electronic de evidență a salariaților al unui angajator este reprezentantul legal al acestuia. Totodată, se validează datele societății (denumirea, codul unic de înregistrare), reducând riscul introducerii unor informații eronate despre angajator.
- c) Acces pentru angajați: REGES-ONLINE permite accesul facil și securizat al angajaților la istoricul profesional al acestora, în calitate de parte semnatară a contractelor individuale de muncă. Accesul se realizează prin crearea unui cont, fie în cadrul platformei web, fie în aplicația mobilă „Salariat”.
- d) Informații suplimentare de raportat, ceea ce înseamnă un efort administrativ considerabil pentru angajatori: REGES-ONLINE introduce noi categorii de date care trebuie raportate în mod manual pentru fiecare angajat, acestea fiind: studiile necesare ocupării postului, locul muncii (fix/mobil), gradul de invalidate/handicap al angajatului, repartizarea timpului de muncă și suspendarea contractelor de muncă în cazul concediilor medicale. În ceea ce privește suspendarea contractelor de muncă în cazul concediilor medicale, angajatorii au obligația să transmită suspendarea în registrul electronic al salariaților în termen de trei zile lucrătoare de la data înregistrării certificatelor medicale, ceea ce implică și întocmirea unei proceduri interne privind evidența concediilor medicale.
„Povara administrativă în cazul raportării concediilor medicale nu este justificată și nu are nicio utilitate deoarece aceste informații sunt declarate atât de medicul care eliberează certificatele de concediu medical, cât și de angajator prin depunerea declarației 112 privind evidența nominală a persoanelor asigurate și a taxelor salariale datorate, iar acest caz de suspendare a contractelor de muncă nu afectează vechimea în muncă a angajaților și nici stagiul de cotizare al acestora la sistemele de asigurări sociale.
Suplimentar față de aplicația ReviSal, în cazul transmiterii informațiilor referitoare la detașarea angajaților la un angajator rezident, este necesară obținerea acceptului acestuia în platformă”, detaliază Sorana Cernea.
Dificultăți în utilizarea platformei REGES-ONLINE
Deși digitalizarea relaţiilor de muncă prin trecerea de la ReviSal la REGES-ONLINE este oportună și necesară – vizând centralizarea completă a datelor privind raporturile de muncă într-o platformă unică –, procesul de accesare, implementare și utilizare a noii platforme a generat numeroase dificultăți pentru angajatori. Pe baza experienței acumulate în această perioadă de tranziție, specialiștii TPA România au sintetizat principalele provocări întâlnite:
- Dificultăți de acces și autorizare:
- În cazul în care reprezentantul legal al angajatorului este cetățean străin și nu deține o semnătură electronică calificată emisă în România, accesul în platformă trebuie obținut prin intermediul unei persoane împuternicite (angajat propriu sau prestator de servicii).
- Aprobarea accesului la registrul electronic al salariaților de către Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) poate dura semnificativ mai mult în perioadele cu un număr ridicat de solicitări sau atunci când documentele încărcate sunt incomplete, situație în care pot fi necesare încărcarea de documente suplimentare, reluarea procedurii sau verificări la ghișeul ITM.
- Funcționalități limitate, suport tehnic și juridic insuficient:
- Angajatorii primesc uneori mesaje de eroare la autentificarea în platformă, la încărcarea de documente, iar unele cereri pentru solicitarea accesului au fost respinse de către ITM fără explicații clare. De exemplu, chiar dacă persoana care a solicitat accesul este administrator, cererea a fost respinsă fără furnizarea de explicații detaliate.
- Ghidul de utilizare a platformei nu este suficient de cuprinzător pentru a oferi soluții în diverse situații speciale. De exemplu, în cazul detașărilor transnaționale nu există precizări cu privire la modul de operare, iar în platformă există doar posibilitatea raportării inițiale a acestora, fără să existe și opțiunea de a transmite modificarea sau încetarea acestora.
- Prevederile legale aplicabile și ghidul de utilizare a platformei nu conțin informații referitoare la data care trebuie selectată atunci când se actualizează registrul electronic al salariaților cu noile informații care trebuie raportate potrivit H.G. nr. 295/2025. În plus, opiniile exprimate la sesiunile de informare organizate de Inspecția Muncii despre REGES-ONLINE sunt contradictorii: inițial, s-a făcut referire la data de 1 aprilie 2025, iar în prezent se face referire la data când efectiv se raportează noile date în registru.
- Există discrepanțe între informațiile transmise în REGES-ONLINE și cele menționate în extrasul salariatului generat din platformă. De exemplu, în cazul în care transmiterea la ITM a suspendării unui contract de muncă s-a realizat prin intermediul aplicației ReviSal, iar încetarea suspendării s-a transmis prin intermediul REGES- ONLINE, data de încetare a suspendării nu este specificată în extrasul salariatului generat de platformă, respectiv, într-un alt caz similar, lipsește din extrasul salariatului mențiunea referitoare la ultima majorare salarială transmisă prin intermediul aplicației ReviSal.
- Datele privind modificările contractuale, precum și cele referitoare la suspendarea sau încetarea contractelor individuale de muncă, trebuie completate în ordine cronologică în registru și cât mai aproape de data intrării lor în vigoare. În caz contrar, modificările pot fi efectuate doar prin intermediul secțiunii „Căutare contract”, ceea ce implică timp suplimentar pentru completarea datelor și poate genera erori în istoricul profesional al angajatului, mai ales dacă operatorul nu are experiență. Această situație limitează posibilitatea angajatorilor de a raporta în registru, de exemplu, informațiile referitoare la suspendarea contractelor de muncă în baza certificatelor de concediu medical, dacă anterior au raportat încetarea unui contract care intră în vigoare la o dată ulterioară.
- Creșterea sarcinilor administrative ale angajatorilor:
- Procesul de formare a persoanei delegate pentru gestionarea platformei implică timp și costuri suplimentare (participare la instruiri, adaptare la noul sistem).
- Verificarea datelor preluate din ReviSal implică timp suplimentar de lucru, deoarece procesul de migrare în REGES-ONLINE a evidențiat mai multe discrepanțe între baza de date a angajatorului din ReviSal și cea din platformă. De exemplu, există cazuri în care unele contracte de muncă au fost dublate, iar altele, care au fost radiate în aplicația ReviSal, sunt afișate ca active în REGES-ONLINE.
Crearea contului și autorizarea accesului în REGES-ONLINE
Există trei modalități de creare a contului în REGES-ONLINE:
- a) prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația ROeID. Este un instrument similar cu un „buletin virtual”, care permite accesul securizat la platformele publice online. Aceasta se poate obține gratuit, online, urmând pașii disponibili pe site-ul oficial;
- b) printr-un cont creat pe platforma https://reges.inspectiamuncii.ro/, activat prin utilizarea unui certificat digital calificat (semnătură digitală calificată);
- c) prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă, până la obținerea accesului prin unul din mijloacele digitale securizate menționate mai sus, dar nu mai mult de 30 de zile, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului.
După crearea contului și autentificarea în platforma web, este necesar să se solicite accesul la registrul angajatorului, astfel:
- a) Pentru reprezentanții legali ai angajatorilor, înregistrați la ONRC, autorizarea accesului se realizează de către sistem, prin verificarea în RECOM a calității solicitantului;
- b) Pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC sau pentru persoana împuternicită de către reprezentantul legal (de exemplu, un angajat intern împuternicit cu procură notarială), autorizarea accesului se face prin încărcarea în platformă a anumitor documente justificative (documente ale companiei, documentul care atestă calitatea de reprezentant legal, procura notarială), semnate digital pentru conformitate, iar ITM trebuie să aprobe cererea de acces la registru;
- c) Pentru prestatorii desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor, autorizarea accesului se face prin încărcarea în platformă a anumitor documente justificative (documente ale companiei, procura notarială, contract de prestări servicii / act adițional la acesta care să conțină prevederi referitoare la REGES-ONLINE), semnate digital pentru conformitate, iar ITM trebuie să aprobe cererea de acces la registru.
În urma obținerii accesului la registrul angajatorului, activitățile de completare și transmitere a datelor în REGES-ONLINE pot fi delegate către salariații proprii sau către un prestator extern. Delegarea se efectuează prin intermediul platformei, accesând secțiunea „Registre” > „Delegare” și completând în platformă datele de identificare ale delegatului respectiv.
„Tranziția de la ReviSal la REGES-ONLINE reprezintă un pas esențial și obligatoriu în digitalizarea relației dintre angajatori, salariați și autoritățile de control. Totuși, implementarea generează provocări operaționale semnificative pentru angajatori. Pentru a facilita această trecere, este recomandat ca angajatorii să se asigure din timp că documentele necesare înrolării sunt complete și că informațiile privind angajatorul sunt corect înregistrate la ONRC, să colecteze din timp toate datele suplimentare care trebuie raportate conform H.G. nr. 295/2025, să solicite cu suficient timp înainte accesul în REGES-ONLINE pentru a respecta termenele legale, precum și să instruiască personalul delegat și să aloce resursele necesare pentru verificarea datelor migrate din ReviSal, astfel încât raportările să fie corecte și complete”, concluzionează Sorana Cernea.
