Registrul Comerțului se pregătește să facă parte din era digitală, prin intrarea în vigoare a Legii nr. 265/2022 care aduce importante modificări în Legea privind Registrul Comerțului și în Legea societăților, dar fără a se limita la acestea.
Obligația de a transpune două Directive europene are drept consecință facilitarea procedurii de înființare a unei societăți, în care încheierea actului constitutiv și înregistrarea în Registrul Comerțului se desfășoară în mod integral prin intermediul mijloacelor electronice.
Sucursalele pot fi mai ușor înregistrate în Registrul Comerțului tot datorită digitalizării. Prin această nouă reglementare, Registrul Comerțului este conectat la sistemul de interconectare a registrelor comerțului din statele membre ale Uniunii Europene, astfel încât în situația înregistrării unei sucursale în România, înființată de către o societate cu sediul principal într-un stat UE, documentele și informațiile necesare pot fi obținute și verificate mult mai ușor, fără a fi nevoie de înscrisuri din partea solicitanților. Sistemul de interconectare a registrelor comerțului este utilizat și în cazul procedurilor de fuziune transfrontalieră.
Cel puțin la fel utilă se dovedește a fi digitalizarea procedurii de arhivare din cadrul Oficiilor Registrului Comerțului. Cererile de înregistrare și toate documentele anexate acestora sunt arhivate și în formă electronică, ceea ce permite ulterior accesul la citirea și căutarea acestor documente, asigurându-se astfel furnizarea mai rapidă de copii ale documentelor în format electronic.
La cererea solicitantului, certificatele constatatoare, certificatele de înmatriculare și încheierile pot fi emise în format electronic semnate cu semnătură electronică calificată.
Modificările relevante aduse de Legea nr. 265/2022 vizează și actul constitutiv, care devine mult mai complex:
- societățile sunt obligate să includă în actul constitutiv datele beneficiarilor reali și modalitățile în care se exercită controlul asupra entității. Prin urmare, această mențiune nu mai este o opțiune, ci devine o obligație aplicabilă societăților care se înființează cu data de 26 noiembrie 2022.
- devine obligatorie includerea clauzei prin intermediul căreia asociații vor declara că îndeplinesc condițiile legale pentru exercitarea calității acestora de asociați ai societății.
- în cazul societăților pe acțiuni (S.A.-uri) și al societăților în comandită pe acțiuni, se va preciza în actul constitutiv tipul de societate – societate de tip închis sau societate de tip deschis.
- în ceea ce privește SRL-urile, societățile în nume colectiv și societățile în comandită simplă, în actele constitutive trebuie să se precizeze modalitatea de adoptare a hotărârilor adunării generale a asociaților când, din cauza parității participării la capitalul social, nu poate fi stabilită o majoritate absolută sau durata mandatului pentru administratori și modalitățile de asigurare a stingerii pasivului sau de regularizare a lui în acord cu creditorii, în cazul dizolvării fără lichidare, atunci când asociații sunt de acord cu privire la repartizarea și lichidarea patrimoniului societății.
Depunerea actului constitutiv în format electronic prin intermediul portalului de servicii online nu este obligatorie, încă în cazul în care solicitanții optează pentru utilizarea procedurii online de constituire a unei societăți, actul constitutiv va trebui semnat electronic cu semnătura electronică calificată de către toți asociații/ acționarii societății sau de către reprezentanții lor convenționali.
Prin urmare, actul constitutiv va fi disponibil și în varianta unui formular, ce va putea fi completat pe portalul de servicii online al Registrului Comerțului. Prin Ordinul nr. 5307 din 21 noiembrie 2022 emis de Ministerul Justiției se aprobă formatul formularului-tip de act constitutiv, ce reprezintă un model de act constitutiv. Formularul nu cuprinde toate situațiile posibile care pot apărea în practică și modul în care este prezentat nu va rezolva eventuale neînțelegeri dintre asociați. Modul în care este redactat creează falsa impresie că înființarea unei societății este la îndemâna oricui și se ignoră astfel complexitatea acestei proceduri. De asemenea, Ordinul a aprobat formatul noii cereri de înregistrare în Registrul Comerțului.
Legea 265/2022 contribuie la corelarea datelor privind numărul real de societăți înmatriculate și cele active pe piața din România, dintre evidențele instituțiilor fiscale și cele ale Oficiului Național al Registrului Comerțului, tocmai datorită acestui proces îndelung așteptat de digitalizare a instituției.
In concluzie, prin adoptarea Legii 265/2022 s-a urmărit crearea cadrului legal pentru operațiunile de înregistrare în Registrul Comerțului, respectiv digitalizarea procesului de înregistrare, în acord cu Directivele europene în domeniu. Simplificarea noilor măsuri se dovedesc a fi benefice și au ca obiective accesibilitatea online a tuturor formalităților pentru constituirea unei societăți (inclusiv actul constitutiv), înregistrarea unei sucursale prin utilizarea mijloacelor de identificare electronică și a mijloacelor electronice de comunicare.
La solicitare, putem oferi asistență juridică în ceea ce privește îndeplinirea formalităților de înființare a societăților și înmatricularea acestora în registrul comerțului în conformitate cu noile dispoziții legale.
Sursa: Legea nr. 265 din 22 iulie 2022 privind registrul comerțului și pentru modificarea și completarea altor acte normative cu incidență asupra înregistrării în registrul comerțului și Ordinul nr. 5.307/C din 21 noiembrie 2022 pentru aprobarea formatului formularului-tip de act constitutiv, a formatului cererii de înregistrare, a formatului, a elementelor de siguranță și a structurii certificatului de înregistrare, în formă letrică și electronică, a modelului declarației-tip pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității, a modelului certificatului constatator privind înregistrarea declarației pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității și a structurii identificatorului unic la nivel european – EUID.