REGES-ONLINE: Noua platformă obligatorie pentru evidența salariaților – condiții de tranziție și acces

La data de 9 mai 2025 a intrat în vigoare Ordinul nr. 1107/2025, care aprobă Procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE.

Ce este REGES-ONLINE?

REGES-ONLINE este noua platformă digitală în care angajatorii trebuie să înregistreze toate datele privind contractele individuale de muncă: încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea lor.

Această platformă înlocuiește treptat vechiul sistem bazat pe fișiere generate cu aplicația Revisal și încărcate pe portalul Inspecției Muncii, termenul limită pentru trecerea la REGES-ONLINE fiind 30 septembrie 2025 (6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE). Angajatorii care nu au înființat şi transmis registrul electronic de evidență a salariaților, prin intermediul aplicației Revisal până la data intrării în vigoare a H.G. nr. 295/2025, vor utiliza exclusiv platforma REGES-ONLINE.  

Cine trebuie să folosească REGES-ONLINE?

Toți angajatorii, indiferent că sunt:

• entități private (indiferent de forma juridică – societăți, ONG, PFA etc.),
• instituții publice,
• misiuni diplomatice sau alte entități internaționale care angajează personal local.

Inclusiv sucursalele, agențiile sau punctele de lucru fără personalitate juridică vor trebui să se conformeze, cu condiția să fi primit delegare expresă de competență pentru gestionarea contractelor de muncă.             

Cum se accesează REGES-ONLINE?

Pentru a folosi REGES-ONLINE, atât angajatorii cât și salariații trebuie să se autentifice prin mijloace digitale securizate. Există două opțiuni:

1. RoeID – identitate digitală emisă de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Este un instrument similar cu un „buletin virtual”, care permite accesul securizat la platformele publice online. Aceasta se poate obține gratuit, online, urmând pașii disponibili pe site-ul oficial.
2. Certificatul digital calificat, utilizat din ce în ce mai mult pentru semnarea electronică a documentelor.

Procedura reglementează și posibilitatea activării temporare a contului pentru accesul la aplicația REGES-ONLINE, prin depunerea unei cereri la inspectoratul teritorial de muncă competent. Activarea este valabilă până la obținerea unuia dintre mijloacele digitale securizate menționate mai sus, dar nu mai mult de 30 de zile.

Procesul de autorizare a accesului angajatorilor la REGES-ONLINE este simplificat, dar diferă în funcție de statutul angajatorului:

• Pentru angajatorii înregistrați în Registrul Comerțului, care depun cererea prin reprezentantul legal, accesul se aprobă automat, pe baza verificării în RECOM a calității de reprezentant legal;
• Pentru angajatorii neînregistrați în Registrul Comerțului, precum și pentru cei care depun cererea prin împuternicit, este necesar să fie încărcate în platformă anumite documente care atestă calitatea de reprezentant legal sau de împuternicit, după caz. Aceste documente trebuie semnate cu semnătură digitală calificată, în vederea certificării conformității cu originalul.

Inspectoratul teritorial de muncă poate respinge solicitarea de acces dacă documentele sunt incomplete sau conțin neconcordanțe. Într-o astfel de situație, angajatorul trebuie să reformuleze cererea și să asigure corectitudinea documentației transmise. 

Ce date se gestionează prin REGES-ONLINE?

Se înregistrează date privind:

• încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
• orice alte elemente obligatorii, pentru care prevederile legale impun obligativitatea înregistrării.

Cine poate completa datele în REGES-ONLINE?

Completarea, transmiterea și prelucrarea datelor în REGES-ONLINE pot fi realizate direct de către angajator, prin salariați desemnați prin decizie scrisă, sau pot fi externalizate către un prestator de servicii (persoană fizică sau juridică specializată).

În cazul colaborării cu un prestator extern, angajatorul are obligația să înregistreze în REGES-ONLINE, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data încheierii sau încetării contractului de prestări, toate informațiile relevante: datele de identificare ale prestatorului, data de început și de încetare a prestării serviciilor, precum și durata colaborării.

Indiferent de cine efectuează efectiv operațiunile, responsabilitatea legală pentru corectitudinea datelor transmise în REGES-ONLINE revine întotdeauna angajatorului.

Ce se întâmplă cu REVISAL?

Procedura reglementează o perioadă de tranziție (până la data de 30 septembrie 2025), pe durata căreia cele două sisteme de transmitere a datelor la Inspecția Muncii vor funcționa în paralel.

După data de 30 septembrie 2025, REGES-ONLINE devine singura cale legală de raportare a salariaților și a contractelor individuale de muncă.

Odată obținut accesul în REGES-ONLINE, se sistează raportarea prin REVISAL, chiar dacă nu a expirat perioada de tranziție.

Dreptul salariaților de a accesa propriile date

Platforma REGES-ONLINE nu este destinată exclusiv angajatorilor. Salariații și foștii salariați pot consulta propriile informații oricând, fie prin intermediul aplicației web, fie prin aplicația mobilă „Salariat”, care oferă acces rapid și intuitiv.

Pentru persoanele care nu au acces la tehnologie, există variante alternative: info kiosk-urile din cadrul inspectoratelor teritoriale sau solicitarea directă adresată angajatorului ori inspectoratului teritorial de muncă, după caz.

Surse: Ordinul 1107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE; Hotărârea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE.